基本信息

书名:文秘新手成长记 定价：32.00元 ISBN：9787518004324

作者:张雁泉 著 出版社：中国纺织出版社

参考信息（以实物为准）

出版日期：2014-05-01 字数：227000

页码：264 版次：1

装帧：平装 开本：16开

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《文秘新手成长记》适合于文秘专业的学生、秘书新人及相关专业人士。与以往文秘类图书不同，《文秘新手成长记》在写作体例方面以一个个事例为形式，每一个事例或讲述秘书需要经常做的常规性工作，或阐述秘书工作容易出差错的环节或容易陷入的误区，或讲解秘书工作经常会遇到的一些重大事项等，每看完一个事例读者都能获取知识。具体内容方面，《文秘新手成长记》用65个机关秘书事例和50个企业秘书事例，全方位地向读者展现了现代文秘工作的整体风貌。

内容提要

本书以“主角”小何从学校完成文秘专业学习后，从毕业实习至毕业后的一年中，先后到机关、企业单位中从事秘书工作为主线，将秘书与领导、信息处理、调查研究、参谋咨询、沟通协调、公文处理、档案工作、会议工作、信访工作、日常工作、秘书素养等内容通过100多个案例反映出来，在每个案例中都融有相应的分析，或提出对策，全方位地向读者展现了现代文秘工作的整体面貌。

目录

作者介绍

张雁泉，副教授，任职于河南工业大学，从事现代文秘方面的教学与研究工作多年。主讲课程：中国现当代文学、大学语文。主要研究方向：中国现当代文学、高校文化教育。主要研究成果：近年主持和参与科研项目10余项，其中《高校推进素质教育的共性和特点研究》、《礼乐传统与校园文化研究》、《新时期商务秘书职业素养建设研究》等均获得河南省社科联重点调研课题一等以上奖励；在专业学术期刊上发表学术论文近20篇；参与编写出版文化教育丛书4部。

文摘

李飞的“秘书经”
——如何向领导提建议
5月4日 星期五
今天同学聚会，大家见面自然要谈自己初涉职场的情况。李飞和张大鹏两人凑到一起“侃大山”，谈起了各自的“秘书经”。李飞对单位领导比较满意，工作也感到顺心。而大鹏却对单位领导一肚子意见，感到领导没把他放在眼里，很少接受他的建议。比如，有次为一件事，他向领导提了七八次意见，不仅不管用，领导还说他太幼稚。他感到在这样固执己见的领导手下工作太没劲了，想调动一下工作。
李飞听了大鹏的话后说，“我看你确实是太幼稚，缺乏自知之明。”大鹏听了十分吃惊和不解，“你这位老朋友怎么也说这种话，一点也不同情我？”李飞说：“我这样说正是同情你。你的毛病就出在这里，你总是希望别人理解你，同情你，可你理解不理解领导？同情不同情领导？你以为自己什么都行，凡事都想说上几句。当然，说得对的，领导是应采纳，但有时说得对的，领导也不采纳。为什么？因为各人看问题的方法、角度不同。尤其是领导，作为一个方面的负责人，他要从一个方面的全局考虑。你提的意见可能是对的，但在全局看并不能行得通，因此领导就不采纳，这都是正常的，有什么值得生气的呢？从这点看，你确实还太幼稚。”
听了李飞的这番话，大鹏觉得有道理，就说：“那我以后不再提什么意见和建议了。”李飞说：“那倒也不是。我的方法是事不过三。只要不是大是大非、性命攸关的原则性问题，一个意见最多提三次就可以了。提出三次领导还不采纳，说明领导有自己的考虑。即便某个问题处理不妥，领导也是会负责的。自己提了三次意见，从职责上说已经尽职了，也算心安了。这个办法你不妨试一试。”
在一旁听着两人的对话，我觉得李飞的话很有道理。我们是秘书，都是给领导当参谋的，既然是“参与谋划”，所提意见就有采纳与不采纳两种可能。不能光想着自己行，自己的意见会被采纳，不采纳就不高兴。对领导是这样，同事之间也应该是这样。
邮件收进的程序
——邮件的分类处理原则
7月31日 星期二
今天王姐替我收了一回邮件，这一“收”的教益令我终生难忘。
到世宏公司上班已经一个星期了，王姐交给我的主要任务还是收发邮件，我自认为已经是一个有经验的秘书了，对此很不以为然，工作热情自然高不到哪儿去。王姐很快就发现了我的情绪和态度，她并没说什么。而今天看了王姐收邮件的过程，才知道自己工作中已有疏漏，也明白了今天她收邮件的用意。
一清早进入办公楼，王姐就跟我一起到公司租用的信箱中把邮件取了出来，用专用的信袋装好，提着走进了自己的办公室。略微整理了一下，就坐在自己的办公桌前开始了工作。
王姐数了下信笺的数量，一共21件。她先把公函和私人信函分开，把有秘级要求的、标有“某某亲启”的信件分开。然后她根据收件部门的名称分类：有5封信是人事部的；7封信是销售部的；1封信是财务部的；1封写着教育科，但公司没有这个部门，她把这封信归到培训部去了；1封信上写总经理亲启；另2封是总经理办公室的；剩下的4份是报纸杂志。
王姐拿出邮件登记簿，边登记边分拣。所有的来函和邮件都登记在册了，也按部门分拣归类了。接着王姐把总经理亲启的那封信放在总经理的办公桌上，把其他信放到各个部门的专用信格里，留下了2份报纸、2封总经理办公室的信。
在拆信前，她先把信拿到光亮地方照一下。一封信的信纸折得几乎与信封一样大小，王姐只好把信在桌上磕了几下，尽可能使信沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪开了信口。将信封内的信纸一一展开，盖上日戳，再用回形针把信纸和信封一一别住。这封信写明有3份附件，但王姐仔细检查，只找到2份附件，她用红笔在信纸上写下：“缺少1份附件”，然后签上了自己的姓名。我想，这封信可能是让总经理来处理吧。
另一封是对本公司提出业务方面的意见的客户来信，按照惯例，王姐决定立即回复。
郭思源先生：
非常感谢您对我们公司的关心。您所提到的服务质量和态度问题，我们正在研究改进，希望在不久之后，您看到的将是新的面貌。希望我们继续合作。再次向您致谢。敬请
安好！
世宏公司敬上
2012年7月31日
拟好复信稿，本已坐到电脑前的王姐想了一下，还是拿出了钢笔，用手誊抄了一遍，之后填好了发函登记。
“王姐，你做得真好，我以后好好做这项工作，向你学习。我知道自己错在哪儿了。”我诚恳地向王姐道歉。
“不要紧，以后认真做就行。对秘书来说，向同事学习固然重要，更重要的是要有良好的做事心态，要在工作中不断锻炼和提高自己，尤其是处理日常事务的时候。”说到这里，王姐微微一笑，问我：“昨天你拆开的那封邮件处理好了？”
“还没有，昨天经理不在，我今天会交给他的。”
“信呢？”
“在桌上的文件筐里。”我边说边找。昨天我拆开了一封并未标明是私人信件的信，打开后才发现是赵经理的私人信件，好在没有太重要的内容。我并未太在意，嘀咕了一声“糟糕”，就随手把信放进了桌上的文件筐里。
“已经拆开的私信，你怎么能直接放在桌上？”王姐的眉头皱了起来。
“内容并不重要，所以我……”
“你看完了信的内容？”王姐打断了我的话。
“是啊。我当时以为是公务上的，就看了。”我小声回答，终于意识到自己错误的性质了。
“误拆信笺并不是大错，可你处理得太随意了。”王姐轻轻叹了口气。
“一会儿经理来了，我怎么说呢？”听了她的话，我有些惶恐不安了。
“我的经验也是从错误中来的。”王姐一边整理办公桌，一边给我讲起了她的一次经历：
“我以前在一家外资公司当秘书。一次，不小心误拆了总经理的私人信件。而信里写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私，这可如何是好呢？
我当时想，事情既然已经发生了，就要勇于面对，不可藏匿不交，更不可私自销毁。误拆信件只是工作事故，而藏匿或销毁则是道德甚至是法律问题了。当务之急是先解决问题，然后再分析原因。于是，我紧急采取了如下步骤：
1．发现误拆，当即停止阅读。当然，更不能把看到的内容告诉任何人。
2．把信纸按原样折叠好，放回信封。
3．取一张便士贴，上面写上：Sorry，opened by mistake。并签上自己的姓名。然后将这张便士粘在信封上。
4．在当天规定的呈送邮件的时间里，把这封错误拆开的信放在其他邮件中间，一并送入总经理室。当办公室无其他人在时，我当面向总经理道歉。
通过这一方式，我虽然受到了总经理的严厉批评，但得到了总经理的谅解。事后，我及时总结经验教训。我认为，发生误拆信笺的事情，主观上是自己工作不认真、太大意所致，今后要增强工作的责任心，以免类似事件的发生。客观上，是来信人没有按照的规范标明私人信件。这需要学习识别哪些是没有标明性质的私人信件。此后我得出如下经验：
一是留意哪些人经常给总经理写私信，那么以后这些人的来信即便没有标明信笺的性质，也不会贸然误拆了。
二是学会辨别公务信件和私人信件的差别。一般，公务信件是打印的，而私人信件是手写的；公务信件的信封是白色的，私人信件的信封是多种颜色的；公务信件的信封往往印有单位的名称和地址，而私人信件的信封往往是公开出售的。
三是当拿不准是公务信件还是私人信件的时候，请领导来定夺。”
听完她的话，我点了点头。

序言